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¿Te gustaría optimizar el funcionamiento de tu despacho? Entonces, tienes que hacerte de ciertos artículos básicos. En esta ocasión, te hablaremos del material de oficina que te ayudará a cubrir las distintas necesidades de tu negocio.
Deshacerse de la evidencia
Si quieres eliminar Talonarios de camarero, facturas, entregas, formularios, carnets, tarjetas caducadas, y cualquier otro documento que contenga datos personales y confidenciales de una manera rápida, sencilla y efectiva, necesitas una destructora de papel.
Antes de elegir un modelo en particular, presta atención a la cantidad de hojas que puede cortar, el volumen de su contenedor y su nivel de seguridad (indicado por el tamaño de los trozos de papel resultantes. Los equipos más potentes pueden triturar folios con grapas o clips sin sufrir atascos.
Mantener a la vista tu información importante
Puedes colocar una pizarra blanca en tu despacho para escribir todos los datos y fechas que necesites recordar. Este artículo también te resultará muy práctico siempre que necesites explicar algo de una manera clara y entendible (como si fueras el profesor del aula). Y al ser de color blanco, estas pizarras pueden usarse como una pantalla para proyectar diapositivas.
Otro artículo que impedirá que te olvides de tus compromisos o pases por alto información valiosa son los tableros. Al estar hechos de corcho, permiten sujetar papeles o cartulinas con pines o chinchetas. Con un tablero, podrás exhibir lo que desees durante el tiempo que sea necesario.
Ordenar tus documentos
Grapar las hojas de tus documentos es la mejor manera de mantenerlas unidas y ordenadas. Antes de comprar una grapadora, hay algunos detalles que debes tomar en cuenta. Uno de ellos tiene que ver con su capacidad de grabado: algunas pueden unir unas cuantas hojas y otras sirven para más de cien.
Las grapadoras de tenaza permiten grapar con menor esfuerzo que las presentaciones convencionales. Y los modelos eléctricos son ideales para unir una gran cantidad de folios en el menor tiempo posible.
¿Quieres mantener tus documentos protegidos y alejados del polvo? Las cajas archivadoras te permiten hacer esto. Vienen en diferentes formatos para adaptarse al tamaño de las hojas que necesitas almacenar. Además suelen estar hechos de plástico o de cartón. Los primeros son la mejor opción para mantener los folios aislados de los elementos.
Otro artículo esencial para asegurar que la documentación de tu despacho esté bien ordenada son los separadores. Como su nombre lo indica, permiten separar un grupo de documentos de otros. Suelen estar hechas de cartón, cartulina o plástico, y disponen de solapas o etiquetas (de distintos colores, en algunos casos) que facilitan la clasificación por temas o por conceptos.
Mejorar la imagen de tu despacho
Un sello de caucho permite dejar una marca en el papel con un aspecto profesional. Los modelos prediseñados poseen palabras específicas, como «Pagado», «Cancelado», «Duplicado», «Cobrado», «Copia», «Contabilizado» o «Urgente».
También puedes solicitar un modelo a la medida para incluir tu propio logo y tu dirección en tus documentos. Los sellos de caucho pueden ser manuales o automáticos. Los primeros se mojan en una almohadilla con tinta antes de hacer la impresión, y los segundos tienen integrada una almohadilla entintada que moja el sello automáticamente.
Automatizar tareas repetitivas
Otro tipo de sellos muy útiles y profesionales son los fechadores. Como su nombre lo indica, sirven para plasmar un día, mes y año específicos en el papel. Este instrumento posee piezas movibles que se pueden girar para elegir la fecha que deseas imprimir en tus documentos.
Un sello fechador te ahorrará mucho tiempo y esfuerzo. En lugar de escribir constantemente la misma fecha, solo tendrás que ajustarlo al inicio de tu jornada laboral y usarlo tantas veces como necesites.
